Offertes maken

Geen business zonder offertes. De offerte is een belangrijke schakel in de keten van iedere organisatie, omdat hier wordt gedefinieerd welke producten en diensten u gaat leveren, tegen welke prijs. U vindt de offertes bij Verkoop > Offertes. U kunt ook een offerte aanmaken vanuit een Potential (een potentieel project).

Iedere offerte bevat de volgende gegevens:

Offertenummer
Dit offertenummer wordt automatisch gegenereerd. U kunt deze nummering aanpassen via Instellingen > Verkoop, optie Opmaak Offertenummer.
Onderwerp
Het onderwerp van de offerte, zoals deze ook in de uiteindelijk PDF-offerte zal worden getoond.
Klant / lead
De klant voor wie u een offerte wil maken. Heeft u wel een contact toegevoegd, maar ziet u deze niet in de lijst terug? Controleer dan of het contact de status lead of klant heeft.
Contactpersoon
De persoon aan wie de offerte gericht is. Een contactpersoon kunt u aanmaken bij het betreffende contact.
Offertedatum
Dit is de datum waarop de offerte gaat lopen. Standaard staat hier de dag van vandaag ingevuld.
Geldigheidsduur
Het aantal dagen dat de offerte geldig is. Deze is standaard 30 dagen, maar u kunt instellen via Instellingen > Verkoop, optie Geldigheid.
Verantwoordelijke
Degene die verantwoordelijk is voor het maken en met name het opvolgen van de offerte. In rapportages en dashboards ziet de verantwoordelijke zijn offertes terug.
Potential
U heeft al een klant geselecteerd, maar een klant kan meerdere Potentials (potentiƫle projecten) hebben. Vanuit het oogpunt van rapportages is het belangrijk om hier een potential in te voeren (omdat je hiermee uiteindelijk de effectiviteite van campagnes kunt aantonen, bijvoorbeeld).
Adresgegevens
Het factuur- en verzendadres. Dit wordt automatisch gevuld na het selecteren van een klant/lead.

Investeringsoverzicht

De te leveren producten en diensten worden aangeduid in het Investeringsoverzicht. Dit is een lijst met een onbeperkt aantal posten, waarbij per post diverse zaken kunnen worden aangegeven.

Optionele posten

Iedere post kan als optionele post worden gemarkeerd. Een optionele post wordt niet bij het totaalbedrag opgeteld in de offerte. Optionele posten worden bovendien apart gegroepeerd weergegeven in de uiteindelijke PDF. U kunt bij het bevestigen van een offerte aangeven welke optionele posten daadwerkelijk door de klant zijn bevestigd.

Een post wordt optioneel door de post aan te passen en 'Optie' aan te vinken.

 

 

Standaardteksten- en bepalingen

Op de offerte kunt u een bijschrift en bepalingen toevoegen. Om te voorkomen dat u deze steeds weer moet invoeren, kunt u standaardteksten toevoegen.

Dit doet u door eerst naar Instellingen > Standaardteksten te navigeren. Hier kunt u nieuwe standaardteksten toevoegen die u wilt kunnen gebruiken voor al uw offertes, e-mails en documenten.

 

 

Vervolgens gaat u naar Instellingen > Module Instellingen > Verkoop. Hier kunt u bij de optie Offerte instellingen selecteren welke teksten of bepalingen u wilt gebruiken.

Offerte opslaan en afsluiten

Wanneer alles ingevuld is, kunt u de offerte opslaan. Als u er zeker van bent dat alle gegevens juist zijn, sluit u de offerte af. Na het afsluiten kunt u de offerte printen en verzenden.

Let wel: na het afsluiten van een offerte kunt u deze niet meer aanpassen. Zo kunt u u zichzelf ervan verzekeren dat een klant die refereert naar een bepaald offertenummer, dat hij niet verwijst naar een eerdere versie van die offerte met een andere prijs.

Als uw klant of prospect een wijziging aanvraagt van een offerte, dan kunt u de gesloten offerte dupliceren, en de oude offerte archiveren:

Als u dit onhandig lijkt en een offerte wilt kunnen wijzigen: geen probleem, dan is het alleen zaak om de offerte niet af te sluiten.