De vormgeving van uw documenten wijzigen

In Plotter stuurt u verschillende soorten documenten uit: Facturen, offertes, orders, pakbonnen en paklijsten, bijvoorbeeld. Voor de documenten die u uitstuurt naar klanten kunt u de vormgeving van deze documenten aanpassen naar uw huisstijl.

U kunt uw eigen logo en een tweetal steunkleuren invoeren. Deze worden vervolgens gebruikt in een aantal standaard vaststaande sjablonen.

Om de layout aan te passen gaat u naar Instellingen > Documenten. U kunt hier kiezen uit de Sjablonen Default, Rock en Centric. Die zien er als volgt uit:

Sjabloon Default

Sjabloon Default

Sjabloon Rock

Sjabloon Rock

Sjabloon Centric

Sjabloon Centric

Logo uploaden

U kunt een logo plaatsen vanuit uw Bestandsbeheer in Plotter. Als u een logo eerst wilt uploaden, ga je eerst naar Algemeen > Bestanden. Plaats het logo in een map, of maak eerst een map aan.

Een goed formaat voor een logo is 150 pixels breed x 100 pixels hoog. U kunt een jpeg, gif of png-bestand gebruiken, ongeacht de pixeldichtheid (dpi). De ideale grootte en plaatsing hangt af van de vorm van uw logo. Kijk daarom goed naar het resultaat en pas uw logo aan totdat deze mooi past.

Om het logo te plaatsen op uw documenten ga je naar Instellingen > Documenten. Kies hier het bestand uit het Bestandsbeheer in Plotter.

Vensterenveloppen

Als u documenten per post wilt versturen, gebruikt u daarvoor wellicht vensterenveloppen. De vensters in vensterenveloppen wijzigen nog wel eens van plek. U kunt in de instellingen van uw document het adresblok van positie wijzigen:

vensterenvelop passend maken

Gebruik een positief getal om het blok naar onderen te verplaatsen, en een negatief getal om het blok naar boven te verplaatsen.

Overige instellingen

In ditzelfde scherm kun je een accent- en steunkleur selecteren. Zo kunt u uw bedrijfskleur meegeven in de documenten en de herkenbaarheid vergroten.

Het is mogelijk om de documenten in twee talen weer te geven. Richt u zich op Nederlandstalige klanten, dan selecteert u bij Taal Nederlands. Richt u zich op internationale klanten, dan selecteert u English. De diverse onderdelen van een document worden dan in de betreffende taal getoond - denk aan onderwerp vs. subject voor het onderwerp van een document.

Uw gegevens

U kunt de gegevens zoals u deze op uw documenten wilt hebben, hier invoeren. Deze kan dus afwijken van uw officiƫle gegevens zoals u deze bij uw Bedrijfsgegevens (in Instellingen > Bedrijfsgegevens) heeft ingevoerd.

Indien u bepaalde gegevens niet wil tonen, dan kunt u de gegevens hier uiteraard weglaten. We vermelden volledigheidshalve wel dat, naast de ordergegevens, de volgende gegevens op facturen verplicht zijn:

  • uw volledige naam en adres en die van uw klant
  • uw btw-nummer
  • uw KvK-nummer
  • de datum van uitreiking van de factuur
  • een uniek volgnummer van de factuur